Soal M07

 A. Pilihan Ganda

1. a (Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian)
2. a (Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai)
3. c (Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis)
4. b (Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang)
5. b (Kesatuan perintah)
6. b (Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART)
7. b (Mengatur sumber daya manusia dan material)
8. c (Pengarahan)
9. b (Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif)
10. b (Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama)
11. b (Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas)
12. b (Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu)
13. b (Potensi konflik akibat pelaporan ganda)
14. b (Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal)
15. b (Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh)
16. a (Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal)
17. b (Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan)
18. b (Konflik akibat pelaporan ganda)
19. b (Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter)
20. b (Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim)

B. Uraian

1.) Manajemen Puncak, Menengah, dan Lini Pertama

• Puncak: Strategi jangka panjang (contoh: Direktur tentukan target proyek).
• Menengah: Koordinasi tim (contoh: Manajer proyek atur jadwal).
• Lini Pertama: Pelaksana harian (contoh: Mandor awasi pekerja).

2.) Langkah Perencanaan & SMART

• Langkah: Tujuan → Analisis → Rencana aksi.
• SMART: "Selesaikan pondasi dalam 30 hari, anggaran Rp500 juta" (spesifik & terukur).

3.) Kesatuan Perintah dalam Matriks

• Setiap karyawan punya 1 atasan langsung. Solusi di matriks: Tetapkan prioritas wewenang proyek vs. fungsional.

4.) Struktur Divisional

• Kelebihan: Fokus produk (contoh: Perusahaan punya divisi properti & infrastruktur).
• Kekurangan: Sumber daya terduplikasi.

5.) Pengarahan & Motivasi (Teori Maslow)

• Contoh: Beri bonus (penghargaan), alat keselamatan (rasa aman), upah tepat waktu (fisiologis).

6.) Tahap Pengendalian Proyek IT

Pantau progres → Bandingkan target → Koreksi (contoh: Tambah programmer jika terlambat).

7.) Hubungan Manajemen & Organisasi

Manajemen atur SDM, organisasi sediakan struktur (contoh: Tim IT kerja dalam struktur agile).

8.) Faktor Pengaruh & Budaya Organisasi

Faktor: Lingkungan, teknologi, ukuran.

Budaya: Kolaborasi (contoh: Perusahaan tech dorong inovasi).

9.) Tantangan Struktur Tim & Solusi

Konflik peran → Solusi: Definisikan tugas jelas.

Komunikasi buruk → Solusi: Gunakan tools kolaborasi.

10.) Adaptasi Perubahan (Contoh: Biaya Naik)

Manajemen: Revisi anggaran.

Organisasi: Bentuk tim cari material alternatif.

Studi Kasus

1. Mengatasi Konflik Pelaporan Ganda dalam Struktur Matriks
- Solusi: 
  - Tetapkan hierarki prioritas: Tim IT PT Smart Safety Industry harus jelas bahwa selama proyek berjalan, instruksi manajer proyek lebih dominan daripada manajer fungsional. 
  - Sistem komunikasi terpusat**: Gunakan platform kolaborasi untuk mencatat semua permintaan dan menghindari instruksi tumpang tindih. 
  - Rapat koordinasi rutin: Manajer proyek dan fungsional harus berkoordinasi sebelum memberi tugas ke tim. 

2. Langkah Pengendalian untuk Pembengkakan Anggaran
- Tindakan: 
  - Analisis variance: Bandingkan biaya aktual dengan anggaran, identifikasi penyebab (misal: fitur tambahan yang tidak direncanakan). 
  - Negosiasi ulang dengan vendor: PT Smart Safety Industry bisa bekerja sama dengan penyedia layanan IT untuk menyesuaikan scope atau pembayaran termin. 

3. Penyesuaian Rencana akibat Keterlambatan 1 Bulan
- Strategi: 
  - Crashing: Tambahkan sumber daya (misal: outsourcing developer) untuk mempercepat penyelesaian. 
  - Adjust timeline: Negosiasi dengan stakeholder untuk memperpanjang deadline atau mengurangi scope proyek. 
  - Komunikasikan perubahan: Pastikan semua tim (termasuk departemen terkait di PT Smart Safety Industry) memahami revisi rencana. 

Kasus 2: Proyek Renovasi Kantor
(Relevansi dengan PT Smart Safety Industry: Perusahaan mungkin perlu renovasi fasilitas produksi/lab untuk memenuhi standar keselamatan.)* 

1. Fungsi Pengarahan untuk Atasi Resistensi Tim
- Pendekatan: 
  - Teori Keadilan (Equity Theory): Pastikan perubahan jadwal adil dan disertai kompensasi (misal: overtime pay). 
  - Komunikasi dua arah: Manajer proyek PT Smart Safety Industry harus menjelaskan alasan perubahan dan mendengar masukan tim. 
  - Pelatihan singkat: Jika jadwal baru membutuhkan skill baru (misal: penggunaan alat renovasi khusus), berikan pelatihan. 

2. Optimalkan Struktur Fungsional untuk Koordinasi
- Solusi: 
  - Penunjukan koordinator proyek: Satu orang dari setiap departemen (logistik, kontraktor, desainer) bertanggung jawab sebagai penghubung. 
  - Rutinitas rapat cross-fungsional: Jadwalkan rapat harian/mingguan khusus untuk membahas progres dan hambatan. 
  - Tools manajemen proyek: Gunakan software seperti Trello atau Asana untuk memantau tugas antar-tim. 

3. Solusi Kenaikan Biaya Material
- Langkah Perencanaan & Pengendalian: 
  - Alternatif material: Ganti material dengan spesifikasi serupa yang lebih murah (misal: cat tahan api dengan merek berbeda). 
  - Value engineering: Evaluasi desain untuk mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas (contoh: modifikasi layout ruang). 
  - Pengendalian real-time: Pantau pengeluaran harian dan batasi pembelian di luar anggaran. 


Kesimpulan untuk PT Smart Safety Industry  
- Proyek Teknologi (Kasus 1): Fokus pada kontrol hierarki matriks dan fleksibilitas anggaran. 
- Proyek Renovasi (Kasus 2): Tekankan koordinasi fungsional dan adaptasi perubahan biaya. 
- Nilai Tambah: PT Smart Safety Industry dapat menerapkan standar keselamatan dalam semua proyek (misal: pastikan renovasi memenuhi ISO 45001 atau software memiliki fitur safety compliance).